Sekretär (m/w/d) des Leiters Personal in Teilzeit (25 bis 30 Std./Woche)

bei der KVB in München

Als moderner Dienstleister im Gesundheitswesen sind wir kompetenter Servicepartner für unsere rund 29.000 Mitglieder - die Vertragsärzte und Psychotherapeuten in Bayern. Wir bieten Beratung und Service für unsere Mitglieder, entwickeln und evaluieren innovative medizinische Versorgungsstrukturen und etablieren zukunftsorientierte Qualitätsstandards.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir Sie für die Stabsstelle Personal am Standort München als Sekretär (m/w/d) des Leiters Personal in Teilzeit (25 bis 30 Std./Woche).

Gute Gründe bei uns zu starten

  • Abwechslungsreiches Arbeiten in einem dynamischen und interessanten Tätigkeitsfeld
  • Faire Vergütung und die Sicherheit einer Körperschaft des öffentlichen Rechts
  • Großes Spektrum an Weiterbildungsmöglichkeiten

Ihre Aufgaben

  • Organisation der Arbeitsabläufe des Sekretariats in Zusammenarbeit mit der Kollegin und gegenseitige Vertretung bei Abwesenheit
  • Vor- und Nachbereiten von Terminen und Meetings durch rechtzeitige Abstimmung und Informationsbeschaffung, Bereitstellung der erforderlichen Unterlagen, Erstellung von Sitzungsprotokollen sowie Koordination der Teilnehmenden
  • Erledigung anspruchsvoller Assistenzaufgaben nach selbständiger Prioritätensetzung unter Beachtung hoher Diskretion
  • Sicherstellung der Erreichbarkeit des Sekretariats durch Präsenz und telefonisch (Mo.-Do. bis 16:00 Uhr, Fr. bis 14:30 Uhr)
  • Unterstützung der Leitung bei operativen und administrativen Aufgaben, der Umsetzung und dem Ausbau digitaler Arbeitsformen, der Gremienarbeit sowie der Projektsteuerung
  • Vorbereitung und Weiterleitung von Geschäftsvorgängen sowie Auftragsüberwachung und -verfolgung
  • Korrespondenz- und Dokumentenmanagement inklusive elektronischer Postfächer, Collaboration Tools & Services
  • Rechnungsbearbeitung und Mitarbeit bei jährlich wiederkehrenden, buchhalterischen und haushaltstechnischen Meldeverpflichtungen
  • Koordination von Terminen für die Stabsstellenleitung, die gesamte Stabsstelle Personal sowie die Gremienarbeit inkl. Erstellung der Jahresplanung
  • Schnittstelle zur gesamten Stabsstelle Personal sowie in die KVB

Ihr Profil

  • Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation mit relevanter Berufserfahrung
  • Mehrjährige Erfahrung im Assistenzbereich mit ausgeprägtem Organisationstalent
  • Sehr gute MS-Office Kenntnisse sowie digitale Affinität
  • Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Dienstleistungs- und Serviceorientierung
  • Sehr gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen
  • Fingerspitzengefühl im Umgang mit sensiblen Daten
  • Loyalität sowie Flexibilität

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Wir bitten um Verständnis, dass Bewerbungen per E-Mail oder in Papierform nicht berücksichtigt werden können.

Unsere Referenzen: 164-144